Allmänt

Många önskar större delaktighet i schemaläggningen

Så gott som alla enheter i samhället är beroende av ett schema. Redan när en liten bebis föds så delar du upp dagen runt hens matvanor. I skolan får barnen ett schema med en gång så de vet vad de gör varje timme under dagen. Till och med familjer har en sorts schema där du vet när det är dags att sova och vem som ska gå ut med hunden. Med andra ord så roterar det mesta runt någon form av schemaläggning. 

Framför allt är det på skolor och arbetsplatser som du ser hur viktigt det är med ett schema. När många personer ska jobba tillsammans behöver alla veta var de ska vara och vid vilken tidpunkt. Det kan ta tid att pussla ihop schemat med alla deltider och föräldraledigheter. Speciellt om du inte har ett bra system som underlättar processen. Men utan ett schema så kan det lätt bli kaos och oenighet. Samt risken för att arbetet inte blir väl utfört ökar. 

Hur du gör ett schema

Det kan vara krångligt att pussla ihop ett schema. På många arbetsplatser lappar tiderna över varandra. En förskola, till exempel, öppnar klockan halv sju många gånger. Men sedan måste barnen kunna stanna kvar till sena eftermiddagen. Då ska det inte vara samma person som öppnar varje gång och inte heller samma som måste jobba kvar till kvällen. Med andra ord måste det vara rättvist och jämlikt. Lägg sedan till alla som jobbar 50 eller 67 procent, så blir det ett ganska stort arbete. TimeTjeks schemaläggning har visat sig vara ett effektivt system. 

Och det är egentligen här som hemligheten ligger. Du måste ha ett bra system. Det är något som det lönar sig att investera i och snabbt sätta i kraft. För det är helt onödigt att sitta flera timmar och lägga ett schema när du kan göra det på kortare tid med ett effektivt system. Alla uppgifter läggs in, som personnummer och hur många procent varje person jobbar. Sedan läggs schemat. Därefter kan du föra in den tid de jobbat, vilket i sin tur går vidare till ekonomiavdelningen för utbetalning av löner. Få bra tips hos https://www.timetjek.com/lonehantering/

Utnyttja systemet maximalt

Det går alltså att förvandla en svår uppgift till något enklare. Du kanske tycker det är tråkigt att lägga scheman, men de är absolut nödvändiga för att arbetsplatsen ska fungera. Skillnaden med ett bra system är att du blir mer effektiv och slipper använda onödigt mycket tid på det hela. Samtidigt så kan det vara så att andra har något att säga om schemat. Det är ju trots allt de som ska jobba med det. Arbetare vill gärna delta i schemaläggningen

Den som lägger schemat kan naturligtvis inte lyssna på allas åsikter. Då kommer det att ta tre gånger så lång tid. Men det är viktigt att göra sitt bästa för att medarbetarna ska bli nöjda. Ta emot alla förslag och önskemål och se vad du kan göra. Ju bättre scheman folk får desto mer produktiva blir de. Det är mindre risk att de tar ut komptid eller sjukskriver sig om de kan jobba när det är bäst för dem. 

Samtidigt så måste du tänka på lönerna så att det inte alltid är de samma som får chansen till övertid eller ob-tillägg. Såvida de andra inte föredrar att jobba normala timmar, då kanske du kan ge alla det de vill ha. Redan nu så inser de flesta att schemaläggning är en viktig sak som du helt klart behöver ett bra system för att klara av.

Driva en effektiv verksamhet

Det ligger i en arbetsgivares intressen att allting fungerar som det ska. Att de anställda är nöjda och att de trivs. Dels med sina arbetsuppgifter men även hur arbetsplatsen är organiserad. Allt fler väljer att lägga ner lite extra resurser på att de anställda ska må bra. Kickoffs eller teambuilding har blivit vanligt. Det kostar pengar men är en långsiktig investering. Du kan nämligen göra mycket om du har en homogen grupp som samarbetar väl. Dagens Industri ger goda råd till nya företagare. 

Redan vid rekryteringen kan du se på personens inställning och personlighet. Vissa poster behöver kunskap och erfarenhet, men resten kan vara minst lika viktigt. Om de klarar av att jobba med de flesta, ta ledningen om så behövs samt tänka på verksamheten som en helhet, så har du den perfekta kandidaten. Naturligtvis är det inte alltid så lätt att få till det, ingen är perfekt. 

Något annat som gör att arbetsplatsen fungerar smidigt är just schemaläggningen. Lyssna på de anställda, uppmuntra dem att säga ifrån om något inte är riktigt bra. Det måste inte vara öppet, utan de ska kunna klaga utan repressalier. Lägg schemat med utgångspunkt från den feedback du får av dem. Om de är nöjda så brukar resten falla på plats. 

Fokus på personalen

Din allra största tillgång eller resurs är de människor som jobbar för dig. Du måste ta hand om dem på ett balanserat sätt. Schemaläggningen är ofta en börda för gruppledare, de lägger ner stor tid på att få det att fungera. Sedan klagar folk ändå på att de fått dåliga skift. Så gör det enklare för dem med ett bra system, ett som är anpassat till just din verksamhet. 

Schemat bör också kunna kopplas till tidrapportering och lönehantering. Återigen så ligger det i allas intressen när dessa detaljer fungerar. Lönerna kan betalas ut i tid och de är också korrekta. I vissa tillfällen kan inte arbetsgivaren få tillbaka sina pengar om det betalats ut för mycket. Det har inneburit ett svinn på miljontals kronor i en del extrema situationer. Då är det så mycket bättre om det blir rätt redan första gången. 

De anställda trivs också bättre om löner och utbetalningar fungerar som de ska. Alla har räkningar som ska betalas och årskort som ska förnyas. Plus det faktum att de inte ska behöva lida för att arbetsgivaren inte är organiserad. Se istället till att ha allt under kontroll. Ge dina anställda, även de på ekonomiavdelningen, de rätta verktygen så att de kan göra sitt jobb. 

Hur du lägger schemat

På sommaren brukar det vara extra svårt att få ihop schemat. Dels ska alla ha semester, samtidigt som du är begränsad med hur många vikarier som kan anställas. På sina håll inom vården har sköterskorna fått en extra bonus om de tog sin semester vid en annorlunda tidpunkt. Det blev billigare än att hyra in utomstående personal och garanterade att patienterna fick den vård de behövde. 

Vissa arbetsplatser har ett fast schema, så att alla vet när de ska jobba. Förutom de timmar som är inbokade så kan de bestämma mer eller mindre själva över resten av tiden. Här gäller det att samarbeta inom gruppen. Du tar lite här och ger lite där. Om någon har ett viktigt möte kanske de andra måste ställe upp. Likaså när du vill ha tid för dig själv eller något speciellt med barnen. 

På det stora hela så handlar det om samarbete och att vara lyhörd. Du måste fylla upp tiden, speciellt inom yrken som handlar om vård eller omsorg. Men allting behöver inte göras på samma sätt som du alltid gjort. Skaffa ett nytt, bra system och utnyttja det fullt ut. Alla kommer att trivas bättre vilket leder till en effektivare arbetsplats.